I messaggi automatici su WhatsApp sono uno strumento fondamentale per aziende, professionisti e attività locali che vogliono rispondere in modo rapido e professionale ai clienti, anche quando non sono disponibili. In questa guida vedremo come funzionano, quando usarli e come impostarli correttamente passo dopo passo.
Cosa sono i messaggi automatici su WhatsApp
I messaggi automatici sono risposte preimpostate che vengono inviate in automatico quando un utente scrive su WhatsApp. Servono a:
- Confermare la ricezione di un messaggio
- Informare su orari di apertura o chiusura
- Fornire risposte rapide a domande frequenti
- Migliorare l’esperienza del cliente
Questa funzione è disponibile tramite WhatsApp Business (gratuito) o tramite WhatsApp Business API per esigenze più avanzate.
Tipologie di messaggi automatici disponibili
Messaggio di benvenuto
Viene inviato automaticamente quando un utente contatta l’attività per la prima volta o dopo un periodo di inattività.
Esempio:
Ciao! 👋 Grazie per averci contattato. Ti risponderemo al più presto.
Messaggio di assenza
Ideale quando non si è disponibili, ad esempio fuori dall’orario di lavoro.
Esempio:
Grazie per il tuo messaggio! Al momento non siamo operativi. Torneremo a risponderti negli orari di apertura.
Risposte rapide
Non sono completamente automatiche, ma permettono di rispondere velocemente con messaggi predefiniti digitando una scorciatoia.
Come impostare messaggi automatici su WhatsApp Business
1. Scaricare WhatsApp Business
WhatsApp Business è disponibile gratuitamente su Android e iOS. È distinto dall’app WhatsApp standard e pensato per le attività.
2. Accedere alle impostazioni
Apri l’app e vai su: Impostazioni → Strumenti per l’attività
Qui troverai tutte le opzioni dedicate ai messaggi automatici.
3. Impostare il messaggio di benvenuto
- Attiva la voce Messaggio di benvenuto
- Scrivi il testo del messaggio
- Scegli a chi inviarlo (tutti, nuovi contatti, contatti non presenti in rubrica)
4. Impostare il messaggio di assenza
- Attiva la voce Messaggio di assenza
- Personalizza il testo
- Imposta gli orari di invio (sempre, fuori orario, personalizzato)
5. Configurare le risposte rapide
- Vai su Risposte rapide
- Crea un nuovo messaggio
- Associa una scorciatoia (es. /info)
Quando scriverai “/info” in chat, il messaggio verrà inserito automaticamente.
Best practice per messaggi automatici efficaci
Per ottenere il massimo dai messaggi automatici, segui queste buone pratiche:
-
- Usa un tono cordiale e umano
- Specifica quando il cliente riceverà risposta
- Evita messaggi troppo lunghi
- Inserisci informazioni utili (orari, sito, email)
- Personalizza quando possibile
Quando passare a soluzioni avanzate
Se ricevi molti messaggi ogni giorno o hai bisogno di flussi automatici più complessi (menu, chatbot, integrazioni CRM), potresti valutare:
- WhatsApp Business API
- Piattaforme di chatbot e automazione
Queste soluzioni permettono di creare risposte automatiche basate su parole chiave e percorsi guidati.
Conclusione
I messaggi automatici su WhatsApp sono uno strumento semplice ma potentissimo per migliorare la comunicazione con i clienti. Con pochi passaggi puoi offrire risposte immediate, trasmettere professionalità e non perdere contatti importanti.
Se usati correttamente, rappresentano un primo passo concreto verso un servizio clienti più efficiente e moderno.
